Huishoudelijk Reglement & Statuten

Huishoudelijk reglement

Hoofdstuk I

VAN HET LIDMAATSCHAP
Artikel 1
Het bestuur zegt het lidmaatschap op in de zin van artikel 7 lid 1 sub c van de statuten, zodra het lid twee achtereenvolgende jaren na aanmaning geen contributie heeft betaald.

Hoofdstuk II

VAN DE GELDMIDDELEN
Artikel 2
De begroting van de inkomsten evenals van de uitgaven over enig boekjaar wordt door de Algemene Ledenvergadering, bedoeld in artikel 9 der statuten, vastgesteld op voordracht van de penningmeester.

Artikel 3
Een lid moet de door hem verschuldigde contributie betalen binnen twee maanden nadat het lid daartoe door de penningmeester is uitgenodigd. Vanaf dat moment is wettelijke rente verschuldigd. De kosten van incasso komen ten laste van het lid.

Hoofdstuk III

VAN DE LEDENVERGADERING
Artikel 4
1. De leden worden tot de Algemene Ledenvergadering schriftelijk opgeroepen namens de voorzitter of bij diens ontstentenis namens diens plaatsvervanger door de secretaris, zulks onder mededeling van de te behandelen punten, tenminste 14 dagen voor de dag waarop de Algemene Ledenvergadering zal plaatsvinden.
2. In naar het oordeel van de voorzitter, of bij diens ontstentenis diens plaatsvervanger, zeer spoedeisende gevallen en onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 10 der statuten, kunnen ook voorstellen van de leden afkomstig in behandeling worden genomen, mits die voorstellen behoorlijk schriftelijk omschreven en van een toelichting voorzien door tenminste 5 leden ondertekend, uiterlijk 7 dagen voor de dag waarop de Algemene Ledenvergadering zal worden gehouden, bij de secretaris zijn ingediend. De secretaris zal deze voorstellen zo mogelijk voor de dag waarop de Algemene Ledenvergadering aan de leden bekend maken.
Zo niet mogelijk dan worden deze voorstellen voor de aanvang van de Algemene Ledenvergadering aan de leden overhandigd.
3. Bij het binnentreden tekenen de leden de presentielijst; tevens moet men tekenen wanneer men de vergadering voortijdig verlaat.
4. Van het verhandelde ter algemene vergadering worden door de secretaris notulen gemaakt welke na goedkeuring door het bestuur aan de leden worden gezonden.
5. De notulen worden ter arrestatie voorgelegd aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
6. Indien het bestuur voornemens is een contributiewijziging voor te stellen, dan is het bestuur verplicht de hoogte van deze wijziging gelijktijdig met de agenda bekend te maken.
Artikel 5
1. Bij stemming over personen is bij eerste stemming volstrekte meerderheid vereist.
2. Is deze niet verkregen, dan vindt indien het de verkiezing van een persoon betreft, herstemming plaats tussen de twee personen die de meeste stemmen op zich verenigen. Wanneer bij herstemming op beide kandidaten een gelijk aantal stemmen is uitgebracht, beslist het lot.
3. Indien niet twee personen de meeste stemmen op zich verenigen, doordat een persoon meer stemmen heeft dan de andere personen, doch van deze andere personen 2 of meer in aantal stemmen volgende op de zojuist bedoelde persoon evenveel stemmen verwierven, vindt eveneens herstemming plaats. Mocht
ook dan het geval zich voordoen als in vorige zin bedoeld, dan wordt geacht gekozen te zijn, diegene die de meeste stemmen verwierf.
4. Hebben 3 of meer personen een even hoog stemmenaantal verworven en heeft geen ander meer stemmen dan deze personen verkregen, dan vindt eveneens herstemming plaats. Mocht zich bij deze herstemming weer hetzelfde voordoen als in het voorafgaande lid van dit artikel omschreven, dan wordt overeenkomstig
het daar bepaalde gehandeld.
5. Mochten meer dan een persoon bij gelijktijdige stemming gekozen moeten worden en verwerven niet alle kandidaten de volstrekte meerderheid, dan is het in de voorgaande artikelleden mutatis mutandis van toepassing. Echter zal, indien bij herstemming meer dan drie personen daaraan moeten deelnemen
tengevolge van een gelijk aantal uitgebrachte stemmen, door loting worden uitgemaakt, wie van diegenen op wie een gelijk aantal stemmen werd uitgebracht, geacht moeten worden te zijn gekozen.
6. Over zaken wordt, tenzij de voorzitter anders beslist, mondeling bij rondvraag, over personen met anonieme biljetten gestemd.
7. Blanco biljetten en getekende biljetten zijn van onwaarde.
Artikel 6
Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel weer op de agenda voor de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering geplaatst. Staken de stemmen dan opnieuw dan wordt het voorstel als verworpen beschouwd.
Artikel 7
Bij het behandelen van voorstellen worden van de eventueel daarop ingediende amendementen die met de verste strekking het eerst in stemming gebracht. In geval van welke amendement de verste strekking heeft beslist de voorzitter. Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter dat en zo welk besluit genomen is, is
doorslaggevend.
Artikel 8
Al hetgeen in de voorafgaande artikelen is bepaald met betrekking tot de Algemene Ledenvergadering vindt, voor zover van toepassing hiervan redelijkerwijs mogelijk is, eveneens toepassing op vergaderingen van het bestuur.

Hoofdstuk IV

VAN HET BESTUUR
Artikel 9
1. De kandidaatstelling voor de leden van het bestuur geschiedt bij een door tenminste 5 leden getekende voordracht welke uiterlijk 10 dagen voor de dag waarop de Algemene Ledenvergadering wordt gehouden bij de secretaris moet zijn ingediend vergezeld van een verklaring der kandidaten, dat zij bereid zijn een
eventuele benoeming te aanvaarden.
2. De secretaris is verplicht de leden tenminste 3 dagen voor de dag waarop de Algemene Ledenvergadering zal worden gehouden de namen der kandidaten bekend te maken.
3. Een kandidaat, die bij een bestuursvacature als enige kandidaat ter invulling van die vakature is voorgedragen, wordt geacht ter Algemene Ledenvergadering als zodanig zonder dat stemming nodig is, te zijn gekozen, tenzij voor de dag der Algemene Ledenvergadering door een of meer leden bezwaar tegen
de benoeming is ingediend.
4. Stemmen bij verkiezingen, uitgebracht op leden die niet kandidaat zijn gesteld, zijn ongeldig.
Artikel 10
Telkenjare treden in principe minimaal twee bestuursleden af, waarbij de volgorde wordt bepaald door de duur van de zittingsperiode, onverkort hetgeen gesteld is in de statuten artikel 16, lid 2. Het streven is een voorzitter te kiezen die al een jaar als bestuurslid heeft gefunctioneerd.
Artikel 11
De voorzitter, of bij diens ontstentenis zijn plaatsvervanger, heeft de algemene leiding in het bestuur en presideert zowel de Algemene Ledenvergadering als de vergaderingen van het bestuur.

Hoofdstuk V

VAN DE SECRETARIS
Artikel 12
De werkzaamheden (eventueel in samenwerking met derden) van de secretaris bestaan uit:
1. het voeren van de correspondentie;
2. het bijhouden van de notulen van vergaderingen;
3. het bijhouden van de ledenlijst;
4. het samenstellen van het jaarverslag van de vereniging.

Hoofdstuk VI

VAN DE PENNINGMEESTER
Artikel 13
1. De penningmeester int contributies en bijdragen der leden. Voorts int hij alle vorderingen der vereniging.
2. Hij doet in overleg met zijn medebestuurders en met inachtneming van de beperkingen bij de statuten gesteld de voor de vereniging nodige uitgaven.
3. De penningmeester draagt zorg voor een opdracht tot accountantscontrole van de boeken voor de Algemene Ledenvergadering, waarin de jaarrekening ter vaststelling aan de leden wordt voorgelegd. De goedkeuring van de jaarrekening strekt de penningmeester tot decharge.

Hoofdstuk VII

VAN DE REDACTIECOMMISSIE
Artikel 14
1. De redactie bestaat uit ten minste 2 en ten hoogste 7 leden, die allen lid moeten zijn van de MWG.
2. De redactiecommissie vult zich aan door coöptatie.
3. Het bestuur houdt toezicht op de mate en de manier van informeren naar de leden. Het bestuur heeft geen formele invloed op de inhoudelijke prestaties van de auteurs c.q. leden van de redactiecommissie.
4. Het bestuur heeft evenwel formele invloed op en draagt verantwoordelijkheid voor de samenwerking tussen de redactiecommissie en de aanwezige (eventueel externe) media.
5. Teneinde de in lid 4 genoemde invloed en verantwoordelijkheid te kunnen uit oefenen c.q. te kunnen dragen beschikt het bestuur over de sanctie-mogelijkheden genoemd in artikel 7 van de statuten. Daarnaast is tenminste eenmaal per jaar formeel overleg tussen bestuur en redactiecommissie. Het bestuur is evenwel gerechtigd zo vaak als het dit nodig acht extra overleg te plegen met de redactiecommissie.
6. De redactiecommissie brengt formeel tenminste eenmaal per jaar ter gelegenheid van de Algemene Ledenvergadering verslag uit over haar werkzaamheden en zal op verzoek van het bestuur ook tussentijds rapporteren aan het bestuur.

Hoofdstuk VIII

VAN DE COMMISSIES
Artikel 15
1. Het bestuur bepaalt de samenstelling en de duur van benoeming van commissies.
2. Op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering nadat het bestuur een commissie benoemd heeft, wordt daarvan melding gemaakt onder vermelding van de duur waarvoor een commissie is benoemd.
3. Het bestuur kan de activiteiten van een commissie of een lid van een commissie beëindigen door intrekking van de benoeming.
4. De door het bestuur benoemde commissie, noch haar leden zijn bevoegd om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen behoudens schriftelijk mandaat blijkens een besluit van het bestuur. Een eventueel mandaat van een commissie c.q. een commissielid kan niet verder strekken dan het in artikel 17
lid 6 genoemde mandaat van een directeur of ambtelijk secretaris.

Statuten

NAAM
Artikel 1.
De vereniging draagt de naam: Media Werkgroep.
Verkorte naam: MWG, vereniging voor commerciële communicatie.

ZETEL
Artikel 2.De vereniging is gevestigd te Amsterdam.

DUUR
Artikel 3.
De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.

DOEL EN MIDDELEN
Artikel 4.1.  
De vereniging stelt zich ten doel:
      a.   te komen tot verdieping en verbreding van de vakkennis van haar leden;
      b.   het bieden van een sociaal platform dat de mogelijkheid biedt mensen uit het vak te ontmoeten;
      c.   het stimuleren van opinievorming.
2.   Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door:
      a.   het houden van vergaderingen, bijeenkomsten en congressen;
      b.   het stimuleren van de zelfwerkzaamheid van de leden;
      c.   het uitnodigen van deskundigen;
      d.   het uitgeven van periodieken, in enigerlei vorm;
      e.   het aanwenden van alle wettige middelen, welke aan het voorgeschreven doel der vereniging bevorderlijk kunnen zijn.

LEDEN
Artikel 5.1.  
1.   De vereniging kent uitsluitend gewone leden.
2.   Leden kunnen natuurlijke personen en rechtspersonen zijn, welke direct of indirect geïnteresseerd zijn in mediaplanning, reclameplanning of communicatieplanning, dan wel commerciële communicatie in brede zin.

TOELATING
Artikel 6.1.   De aanmelding tot het lidmaatschap geschiedt schriftelijk, te weten door indiening bij de voorzitter van de vereniging van een vastgesteld formulier dat door de aanvrager ingevuld en ondertekend moet worden, of electronisch door toezending per emailbericht van een gecompleteerd electronisch aanmeldformulier waarbij de authenticiteit van de afzender van het emailbericht tevens zijnde aspirant lid, afdoende door de voorzitter dient te worden geverifieerd.
2.   Het bestuur beslist omtrent de toelating van leden, mede op basis van nadere regeling opgenomen in het door het bestuur vastgelegde en door de algemene vergadering goedgekeurde huishoudelijk reglement.
3.   Bij niet-toelating tot lid kan de Algemene Ledenvergadering alsnog tot toelating besluiten.

EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP
Artikel 7.1.  
1.   Het lidmaatschap eindigt:
      a.   door de dood van het lid;
      b.   door schriftelijke opzegging door het lid, op overeenkomstige wijze zoals omschreven in het bepaalde opgenomen in artikel 6 lid 1 van deze statuten;
      c.   door opzegging door de vereniging. Deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap bij de statuten vastgesteld te voldoen, wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
      d.   door ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
2.   Opzegging door de vereniging geschiedt door het bestuur.
3.   Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts schriftelijk geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
4.   Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgend op de datum waartegen was opgezegd.
5.   Een lid is niet bevoegd door opzegging van zijn lidmaatschap een besluit waarbij de verplichtingen van de leden van geldelijke aard zijn verzwaard, te zijnen opzichte uit te sluiten.
6.   Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur.
7.   Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.

GELDMIDDELEN
Artikel 8.1.   De inkomsten der vereniging bestaan uit: contributie, uit fundraising verkregen gelden, uit schenkingen, uit gekweekte rente, de eventueel geldelijke voordelen voortspruitende uit de uitgave van een orgaan of andere publikatie van de vereniging, heffingen voor de door de vereniging verrichte diensten, alsmede toegangsgelden en sponsoring.
2.   De leden zijn gehouden jaarlijks een contributie te voldoen, welke zal worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering.

ALGEMENE LEDENVERGADERINGEN
Artikel 9.Jaarlijks wordt door het bestuur tenminste een Algemene Ledenvergadering uitgeschreven, waarin in ieder geval de navolgende punten worden behandeld:
a.   het door de voorzitter uit te brengen jaarverslag;
b.   de door de penningmeester af te leggen rekening en verantwoording over het voorafgaande jaar gevoerde beheer;
c.   de vaststelling van de begroting van inkomsten en uitgaven over het lopende jaar;
d.   verkiezing van bestuursleden der vereniging, zo daar aanleiding toe bestaat.

BUITENGEWONE LEDENVERGADERINGEN
Artikel 10.1.   Buitengewone ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als het bestuur dit noodzakelijk of wenselijk acht en voorts indien tenminste tien procent van de leden, met een maximum van vijftig dit wenst en zulks schriftelijk onder opgave van de te behandelen punten, voorzien van een toelichting, aan het bestuur heeft medegedeeld.
2.   In het geval, dat een ledenvergadering wordt gehouden op grond van het zoëven aangeduid verzoek, is het bestuur verplicht binnen een maand nadat het verzoek bij haar is binnengekomen, een buitengewone ledenvergadering ter behandeling van de opgegeven punten uit te schrijven, uiterlijk op een termijn van drie maanden van het verzoek.
3.   Geeft het bestuur binnen gemelde termijn van een maand aan dat verzoek geen vervolg, dan hebben de verzoekers het recht zelf tot het houden van de verzochte vergadering over te gaan. Die vergadering wordt door het bestuur geleid.

STEMRECHT
Artikel 11.1.   Een lid kan slechts een stem uitbrengen per persoon.
2.   Al het verdere betrekking hebbende op de bijeenroeping van de ledenvergadering, de daar te houden stemmingen en de daar plaats vindende gang van zaken wordt bij huishoudelijk reglement geregeld.

BOEKJAAR
Artikel 12.Het boekjaar loopt van een september tot en met eenendertig augustus.

JAARVERSLAG
Artikel 13.Na afloop van het boekjaar zal door de penningmeester der vereniging een ontwerp voor de rekening en verantwoording betreffende het financieel beleid over het afgelopen boekjaar worden opgesteld.

BESTUUR
Artikel 14.Het bestuur draagt verantwoordelijkheid voor:
 a.   de effectuering van de doelstellingen van de vereniging;
 b.   de representatieve taken;
 c.   het bijhouden van de geschiedenis van de vereniging.
Artikel 15.1.  
1.   Het bestuur bestaat uit ten minste vijf leden.
2.   De leden van het bestuur worden uit de leden gekozen door de Algemene Ledenvergadering.
3.   De voorzitter wordt door de Algemene Ledenvergadering als zodanig gekozen.
4.   De overige functies worden in onderling overleg door de leden van het bestuur verdeeld.
Artikel 16.1.  
1.   Leden van het bestuur worden voor een periode van drie jaar gekozen.
2.   Bestuursleden zijn aansluitend herkiesbaar, doch voor de periode van maximaal een jaar. Een bestuurslid treedt af volgens een rooster, dat bij huishoudelijk reglement geregeld wordt.
3.   Mits met algemene stemmen van de overige bestuursleden, wordt in tussentijds ontstane vacatures door het bestuur voorzien. De hier bedoelde benoeming geldt maximaal tot de eerstkomende Algemene Ledenvergadering, welke op de in artikel 15 bepaalde wijze in de vacature zal voorzien.
4.   Elk bestuurslid kan te allen tijde door de Algemene Ledenvergadering worden ontslagen of geschorst.

BESTUURSTAAK-VERTEGENWOORDIGING
Artikel 17.1.  
1.   Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
2.   Indien het aantal bestuursleden beneden de vijf is gedaald blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een Algemene Ledenvergadering te beleggen, waarin de voorziening van de open plaats of de open plaatsen aan de orde komt.
3.   Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden beroep worden gedaan.
4.   De penningmeester en de voorzitter zijn ieder bevoegd de vereniging te vertegenwoordigen bij rechtshandelingen, die een belang van vijftigduizend euro (€ 50.000,00) niet te boven gaan. De werking van deze bepaling kan niet door splitsing van rechtshandelingen tegengegaan worden.
5.   Onverminderd het in de laatste volzin van lid drie bepaalde wordt de vereniging in alle overige gevallen in en buiten rechte vertegenwoordigd door twee bestuursleden gezamenlijk.
6.   Het bestuur is bevoegd een gevolmachtigde te benoemen, die in concrete, bij benoemingsbesluit aangegeven omstandigheden, bevoegd is de vereniging te vertegenwoordigen ter uitvoering van door het bestuur genomen besluiten, welke een bedrag van twintigduizend euro (€ 20.000,00) niet te boven gaan.
Artikel 18.Al hetgeen op de vergaderingen van het bestuur betrekking heeft, wordt bij huishoudelijk reglement geregeld.

STATUTENWIJZIGING
Artikel 19.Een besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen, indien in een tot dit doel bijeengeroepen Algemene Ledenvergadering tenminste twee/derde gedeelte van de aanwezige leden zich daarvoor verklaart.
Artikel 20.Een statutenwijziging treedt niet eerder in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is ieder bestuurslid bevoegd.

ONTBINDING
Artikel 21.Een besluit tot ontbinding der vereniging kan slechts worden genomen, indien een tot dat doel bijeengeroepen ledenvergadering tenminste twee/derde gedeelte van de aanwezige leden zich daarvoor verklaart.
Artikel 22.1.  
1.    De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de Algemene Ledenvergadering.
2.   Het batig saldo na vereffening vervalt aan diegene(n) die ten tijde van het besluit tot ontbinding lid waren. Ieder hunner ontvangt een gelijk deel. Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het batig saldo worden gegeven.
Artikel 23.1.  
1.   Het bestuur kan een huishoudelijk reglement vaststellen.
2.   Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten.
Artikel 24.Bij geschil omtrent de uitlegging of toepassing van de statuten of het huishoudelijk reglement, dan wel in een ander geval waarin door de statuten noch het huishoudelijk reglement is voorzien, beslist het bestuur.